Optimiser sa gestion du temps et son organisation

Cette formation vous permettra de découvrir et mettre en œuvre un panel d'outils pour clarifier les attentes de son environnement. Vous mettrez en pratique les techniques pour bien planifier votre charge de travail, en gérant les imprévus et en restant maître de vos objectifs.

Objectifs pédagogiques :

• Répartir son temps de manière optimale dans la gestion de sa charge de travail

• Choisir ses outils d'organisation en fonction de ses besoins

• Gérer les priorités et les urgences de manière optimale

• Gérer ses échanges interpersonnels pour optimiser son organisation personnelle

• Rester serein face à la pression grâce à l'affirmation de soi

1) Autodiagnostic

• Comprendre son rôle : cerner ses missions, ses tâches et ses objectifs

• Identifier son investissement personnel : responsabilités et rôles attendus

• Clarifier les priorités de sa mission, en intégrant les attentes de son poste

• Bilan personnel de la gestion de son temps professionnel

• Identification des axes d’amélioration

Cas pratique : Rédaction de sa fiche de poste personnelle

2) Organiser son espace de travail

• Diagnostiquer son organisation

• Rationaliser son espace de travail

• Comprendre les principes de la gestion des documents

• Mettre en place une classification des documents adaptée

Cas pratique : Organisation de son espace de travail

3) Répartir son temps de manière optimale dans la gestion de sa charge de travail

• Mettre en place des outils d'analyse de son temps de travail

• Définir la répartition optimale de son temps de travail

• Identifier ses activités à haute valeur ajoutée

• Identifier et réduire les activités chronophages

• Exploiter le potentiel des outils (messagerie, agenda, smartphone), sans les subir

• Distinguer urgence et importance, et bâtir sa matrice des priorités

Cas pratique : Utilisation de la matrice des priorités dans les tâches quotidiennes

4) Programmer son activité

• Appliquer les méthodes, trucs et astuces pour organiser son activité

• Organiser son emploi du temps de manière réaliste et équilibrée en s'appuyant sur les 6 leviers d'efficacité : priorités, choix, planification, énergie, focalisation, relation

• Définir ses outils d'organisation

• Valider le niveau de priorité d'une tâche

• Planifier les tâches en fonction de leur niveau de priorité

• Apprendre à se focaliser

Cas pratique : Mise en place d’un emploi du temps évolutif

5) Maitriser l’art d’une communication efficace.

• Réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation

• Faire face aux imprévus avec calme et détermination

• Utiliser le "non" constructif

• Redéfinir ses objectifs en fonction des imprévus

• Proposer un nouveau fonctionnement à un interlocuteur qui perturbe son efficacité

• Faire une demande de façon recevable et motivante

Cas pratique : Gestion d ’une situation dans un cas d’urgence